Cogeco Communications : Rapport de déclaration contre l’esclavage moderne 2023

Nous sommes heureux de vous faire part de notre Rapport de déclaration contre l'esclavage moderne 2023, qui donne un aperçu des mécanismes de gouvernance et des processus opérationnels que nous avons établis et mis en œuvre pour prévenir ou détecter et atténuer les risques d'esclavage moderne chez Cogeco et au sein de notre chaîne d'approvisionnement. Cette déclaration porte particulièrement sur

le travail forcé et le travail des enfants afin de se conformer à la Loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement (2023) au Canada.

Selon l'Organisation internationale du Travail (OIT)(1), à tout moment durant l'année 2021, 27,6 millions de personnes étaient soumises au travail forcé. L'esclavage moderne est l'un des enjeux les plus complexes et les plus importants de notre époque en matière de droits de la personne, et Cogeco s'engage à faire sa part pour lutter contre ce problème universel. Par conséquent, nous nous engageons à veiller à ce que les droits fondamentaux de nos employés et des personnes faisant partie de notre chaîne d'approvisionnement soient toujours respectés. Cogeco est signataire du Pacte mondial des Nations Unies, qui réaffirme notre engagement à respecter et à défendre les droits universels de la personne, à mettre en œuvre des pratiques de travail décentes, à réduire l'impact sur l'environnement et à mettre en place des mécanismes de lutte contre la corruption.

Conformément aux exigences de la Loi, et en particulier de son article 11, j'atteste que j'ai examiné les renseignements contenus dans le rapport pour l'entité ou les entités énumérées ci-dessus.

• ma connaissance, et après avoir exercé une diligence raisonnable, je confirme que les renseignements contenus dans le rapport sont vrais, exacts et complets à tous les égards importants aux fins de l'application de la Loi, pour l'année de déclaration susmentionnée.

Je fais l'attestation ci-dessus en ma qualité d'administrateur des conseils d'administration de Cogeco inc. et de Cogeco Communications inc. pour et au nom des conseils d'administration de Cogeco inc. et de Cogeco Communications inc.

FRÉDÉRIC PERRON

Président et chef de la direction et administrateur de Cogeco inc. et de Cogeco Communications inc.

Signée le 11 avril, 2024

J'ai l'autorité de lier Cogeco inc. et Cogeco Communications inc.

Nos activités

Par l'intermédiaire de ses unités d'affaires, Cogeco Connexion et Breezeline, Cogeco fournit des services Internet, de vidéo et de téléphonie à environ 1,6 million de clients résidentiels et d'affaires partout au Canada ainsi que dans treize États des États-Unis. Par l'intermédiaire de Cogeco Média, elle possède et exploite 21 stations de radio au Québec et en Ontario, ainsi qu'une agence de presse. Le siège social de Cogeco est situé à Montréal, au Québec. Les actions subalternes à droit de vote de Cogeco inc. sont cotées à la Bourse de Toronto (TSX : CGO). Les actions subalternes à droit de vote de Cogeco Communications inc. sont également cotées à la Bourse de Toronto (TSX : CCA). Le diagramme ci-dessous illustre la structure de nos activités. Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre Rapport annuel 2023.

Notre main-d'oeuvre se compose de plus de 5 200 employés répartis entre le Canada (69 %) et les États-Unis (31 %). Pour plus de détails sur notre personnel, veuillez vous référer à notre Rapport de développement durable 2023.

Notre chaîne d'approvisionnement

En tant que fournisseur de services, Cogeco ne produit pas, ne fabrique pas, ne cultive pas, n'extrait pas et ne vend pas de produits au Canada ou à l'étranger. Cependant, nous nous procurons des biens auprès de fournisseurs qui fabriquent des produits comme des équipements pour nos réseaux ainsi que pour nos employés et nos clients. Nous distribuons certains de ces produits à nos clients.

Au cours de l'exercice 2023, Cogeco et ses filiales comptaient plus de 3 000 fournisseurs directs et actifs, dont 170 fournisseurs représentant 80 % de nos dépenses adressables totales. Nos fournisseurs ne changent pas en fonction des saisons.

Les catégories de fournisseurs qui représentent les dépenses les plus élevées sont liés à la construction du réseau et les équipements s'y rattachant, les logiciels et le matériel informatique, les équipements d'abonnés (notamment les modems, les boîtiers décodeurs, les télécommandes et autres accessoires) ainsi que les services de vente et de marketing. La majeure partie de nos fournisseurs sont situés au Canada et aux États-Unis et les services fournis par nos fournisseurs sont donc livrés dans ces pays. Cependant, le pays d'origine des équipements et du matériel que nous achetons de certains fournisseurs varie et comprend de nombreux pays d'Asie.

Politiques

CODE DE CONDUITE DES FOURNISSEURS DE COGECO

Cogeco reconnaît le rôle important que jouent les fournisseurs dans ses efforts environnementaux, sociaux et de gouvernance, en particulier en ce qui concerne les impacts environnementaux et sociaux de leurs activités. Cogeco s'engage à mettre en œuvre des pratiques de gestion de la chaîne d'approvisionnement durables, car nous pensons qu'elles ont un impact positif sur nos activités, tout en profitant à nos clients et à nos communautés. Pour soutenir ces efforts, la société a rédigé et mis en œuvre, en 2016, un code de conduite des fournisseurs. Ce code définit nos attentes à l'égard des fournisseurs et les encourage à aller au-delà de la conformité juridique en s'appuyant sur des normes internationalement reconnues.

En ce qui concerne le travail forcé et obligatoire, le Code de conduite des fournisseurs stipule ce qui suit : « Il est interdit de tenir un employé

Principes sous-tendant le Code de conduite

des fournisseurs de Cogeco

Respect des droits de la personne Conditions de travail favorables

Valorisation de la santé et de la sécurité

en milieu de travail

Respect de l'environnement

Conduite éthique et responsable

Notre Code de conduite des fournisseurs est conforme aux normes internationales

Principes directeurs de l'Organisation des Nations Unies

relatifs aux entreprises et aux droits de la personne

Déclaration de l'Organisation internationale du travail relative

aux Principes et droits fondamentaux au travail

Déclaration universelle des droits de l'homme

des Nations Unies

en servitude ou en esclavage et de participer à la traite de personnes. Les employés doivent également avoir le droit de quitter les installations ou locaux en tout temps et doivent pouvoir garder leurs pièces d'identité ou permis de travail. Ils doivent être libres de commencer et de mettre fin volontairement à leur emploi et ne doivent pas être liés à un employeur ou à une tierce partie en raison d'une dette.»

En ce qui concerne le travail des enfants, notre Code de conduite des fournisseurs stipule ce qui suit : « Les fournisseurs ne peuvent avoir recours au travail des enfants, et ce, dans aucune étape du procédé de fabrication. Le terme "enfant" est défini comme un individu âgé de moins de 15 ans ou n'ayant pas dépassé l'âge où l'éducation est obligatoire ou n'ayant pas atteint l'âge minimum légal du travail, l'âge le plus élevé étant celui qui prévaut. De plus, tout employé âgé de moins de 18 ans ne devrait pas effectuer de travail dangereux.»

Le Code de conduite des fournisseurs a été révisé pour la dernière fois en 2021 et fait l'objet d'un examen régulier afin de s'assurer qu'il reste pertinent et qu'il intègre les enjeux nouveaux et en évolution relatifs à notre chaîne d'approvisionnement.

Tous les fournisseurs de Cogeco prennent connaissance des principes énoncés dans le Code de conduite des fournisseurs de Cogeco et s'engagent à les respecter. Ces principes sont décrits dans les conditions générales de tous les bons de commande. De plus, Cogeco veille à ce que ses principaux fournisseurs prennent acte du Code de conduite des fournisseurs de Cogeco dans leurs ententes contractuelles, ou à ce que Cogeco examine et approuve leurs normes. Cet objectif a été atteint au cours de l'exercice 2023 pour nos 100 principaux fournisseurs en s'appuyant sur les dépenses adressables.

Par ailleurs, la politique d'approvisionnement de Cogeco stipule que si tous les paramètres de l'acquisition de biens et de services sont équivalents, elle favorisera les fournisseurs dont la vision et les processus sont conformes à la Politique sur la responsabilité sociale d'entreprise (RSE), au Code de conduite des fournisseurset au Code d'éthiquede Cogeco.

CODE D'ÉTHIQUE

de toutes les personnes qui font partie de l'écosystème de Cogeco (y compris les consultants et les sous-traitants), et plus particulièrement de celles qui contribuent à ses activités, à son image et à sa réputation. Le respect de la personne (qui comprend le respect des droits fondamentaux de la personne) est le tout premier principe mis de l'avant dans le Code d'éthique.

Pour soutenir et renforcer notre engagement envers un environnement respectueux et éthique, exempt de travail forcé et de travail des enfants, notre Code d'éthique est complété par d'autres politiques internes :

• Politique sur les heures de travail, les heures supplémentaires et les primes;
• Politique portant sur un lieu de travail exempt de harcèlement, de discrimination et de violence;
• Politique de vacances.

PACTE MONDIAL

DES NATIONS UNIES

Cogeco est également signataire du Pacte mondial des Nations Unies, qui réaffirme notre engagement à respecter et à défendre les droits universels de la personne,

• mettre en œuvre des pratiques de travail décentes, à réduire l'impact sur l'environnement et à mettre en place des mécanismes de lutte contre la corruption.

SIGNALEMENT DES CAS DE

NON-RESPECT DE NOS POLITIQUES

Comme indiqué dans notre Code de conduite des fournisseurs, ainsi que dans notre Code d'éthique, toute personne témoin d'une situation de non-respect de nos politiques peut signaler cette situation en contactant notre « Ligne d'éthique », gérée par un partenaire tiers indépendant (ClearView). La ligne d'éthique est accessible 24 h/24,

7 j/7, en français et en anglais, et s'adresse aussi bien aux employés qu'aux autres parties prenantes, y compris les fournisseurs. Les employés sont également encouragés à utiliser cet outil pour

Votre voix compte

Posez une question ou rapportez une violation

PAR TÉLÉPHONE

Canada ou États-Unis• 1 877 706-2640

EN LIGNE

www.clearviewconnects.com

Transmettez-nous vos commentaires ou faites-nous part de tout autre sujet relié à l'éthique chez Cogeco à :

ethics@cogeco.com

demander des conseils sur les comportements éthiques et légaux. Tous les signalements effectués par l'intermédiaire de la ligne d'éthique sont examinés par la vice-présidente, Audit interne, ou par la cheffe, Affaires corporatives et juridiques. Les personnes qui font un signalement de bonne foi sont protégées contre le licenciement ou toute autre forme de représailles. La Ligne d'éthique est accessible sur le Web (www.clearviewconnects.com) et par téléphone

(1 877 706-2640).

Le programme d'éthique est sous la responsabilité de la vice- présidente, Audit interne. Un comité directeur sur l'éthique, composé de membres de l'équipe de la haute direction, est en place pour superviser toutes les questions liées à l'éthique, y compris l'examen de tout changement au Code d'éthique de Cogeco, la surveillance des taux de complétion de la formation sur le Code d'éthique, l'examen des conflits d'intérêts déclarés et l'examen des signalements reçus dans le cadre de la « Ligne d'éthique ». Les statistiques sur les signalements reçus sont examinées chaque trimestre par le comité directeur sur l'éthique et le comité d'audit du conseil d'administration. Ces statistiques sont également examinées deux fois par an par le comité de gouvernance du conseil d'administration. À ce jour, aucun signalement n'a été reçu concernant une situation de non-respectdu Code de conduite des fournisseurs en matière de travail forcé ou de travail des enfants impliquant l'un des fournisseurs de Cogeco.

Processus de diligence raisonnable

Cogeco a mis en place des politiques et des mécanismes pour faire affaire avec des fournisseurs directs qui font preuve d'un grand engagement en matière de développement durable et de comportement éthique, et nous travaillons continuellement à améliorer ces politiques et ces mécanismes.

Dans le cadre de nos procédures d'appel d'offres, nous évaluons les normes environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) de nos fournisseurs au moyen d'un questionnaire que nous leur demandons de remplir. Le risque inhérent au produit concerné détermine le questionnaire applicable avec les questions pertinentes sur les facteurs de risque, y compris les exigences sur les engagements publics envers les droits de la personne et la lutte contre l'esclavage moderne. Ces évaluations contribuent à une partie du total des points alloués dans le processus de sélection des fournisseurs dans les appels d'offres.

Les responsables des achats sont tenus d'évaluer tous les nouveaux fournisseurs avant de prendre des engagements juridiquement contraignants, ainsi que les fournisseurs avec lesquels nous n'avons pas entretenu de relations depuis plus de deux ans, afin de déterminer si une analyse de diligence raisonnable est nécessaire. Les analyses de diligence raisonnable sont effectuées par nos équipes d'audit et de processus organisationnels internes afin d'approfondir et d'évaluer les risques éventuels associés à nos fournisseurs dans certains domaines comme la stabilité financière, les conflits d'intérêts, les permis, la présence dans les médias, la réputation (notamment les critères ESG) et les questions de corruption. L'évaluation visant à déterminer si une analyse de diligence raisonnable est nécessaire pour les fournisseurs comprend l'identification des fournisseurs opérant dans des pays à haut risque selon le Transparency International Corruption Perceptions Index et le Global Slavery Index, l'identification des fournisseurs exerçant leurs activités dans des secteurs à haut risque définis par le profil du produit et du travailleur, ainsi que le signalement des projets financés par le gouvernement et des contrats de grande valeur.

Gestion des risques liés aux tiers

L'équipe Approvisionnement de Cogeco intègre un programme de gestion des risques liés aux tiers qui gère la surveillance continue des risques pour les fournisseurs critiques. Le programme de gestion des risques liés aux tiers évalue périodiquement nos fournisseurs directs et critiques en fonction de différentes catégories de risques. Actuellement, les critères ESG sont compris dans la catégorie des risques de réputation, mais nous nous efforçons d'améliorer cette évaluation sur les risques de travail forcé et de travail des enfants au fur et à mesure que nous perfectionnons nos outils. Au cours de l'exercice 2023, nous avons évalué nos fournisseurs essentiels de l'année dernière dans le cadre de notre programme de gestion des risques liés aux tiers et avons constaté qu'aucun d'entre eux ne présentait de risques importants en ce qui concerne les facteurs ESG, notamment l'éthique et l'intégrité, sans avoir déjà mis en place un plan d'action visant à traiter et à atténuer les risques éventuels.

Cerner les risques dans le secteur des technologies et des communications

En 2023, nous avons réalisé un exercice d'analyse comparative pour cerner les risques inhérents à l'esclavage moderne dans le secteur des technologies et des communications dans le but de cerner les risques particuliers applicables à notre chaîne d'approvisionnement. Nous avons constaté que les principaux risques de travail forcé et de travail des enfants dans notre secteur se situent dans le cadre de la fabrication et de la gestion d'équipements électroniques en fin de vie. Parmi les autres facteurs de risque, on retrouve les régions où les travailleurs sont peu qualifiés, les pays désignés comme présentant un risque élevé par le Global Slavery Risk Index et certains types de produits et de services répertoriés comme présentant un risque élevé par le Pacte mondial de l'ONU.

En utilisant les facteurs de risque issus de l'exercice d'analyse comparable, nous avons relevé des groupes de fournisseurs présentant des risques plus élevés de travail forcé et de travail des enfants, notamment les fournisseurs directs et indirects de nos équipements d'abonné.

Formation sur le travail forcé et le travail des enfants

Au cours de l'exercice 2023, des employés ont participé à plusieurs séances de formation sur ce sujet.

• Une formation sur l'esclavage moderne a été suivie par un groupe composé de nos vice-présidents et directeurs des départements suivants : Affaires juridiques, Audit interne, Approvisionnement et Développement durable. La formation a été conçue en interne par l'équipe Approvisionnement durable. Les sujets abordés comprenaient les exigences du projet de loi S-211, une introduction aux risques liés au travail forcé et au travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement, l'évaluation des risques liés à la chaîne d'approvisionnement de Cogeco et une analyse comparative des meilleures pratiques du secteur.
• Le même groupe a également assisté à un webinaire d'une heure organisé par Gowling WLG, intitulé « Understanding Canada's new mandatory supply chain transparency reporting» (Comprendre la nouvelle obligation de déclaration de transparence de la chaîne d'approvisionnement du Canada), qui a porté sur les nouveaux critères et exigences du projet de loi S-211 ainsi que sur la gestion des risques liés au travail forcé et au travail des enfants dans la chaîne d'approvisionnement.
• À la suite d'un examen complet de notre processus de diligence raisonnable, Cogeco a organisé une séance de formation interne avec les responsables des achats pour les informer des changements qui comprenaient l'ajout de l'identification des pays à haut risque selon le Transparency International Corruption Perceptions Index et le Global Slavery Index et les secteurs à haut risque relevés par le profil du produit et du travailleur.

Formation sur le Code d'éthique

Comme indiqué précédemment, le respect de la personne (qui comprend le respect des droits fondamentaux de la personne) est le tout premier principe mis de l'avant dans notre Code d'éthique et les initiatives de formation et de sensibilisation sont des éléments fondamentaux de notre programme d'éthique. Grâce à ces initiatives, nous visons à outiller adéquatement nos employés pour qu'ils puissent réfléchir à certaines questions éthiques, en discuter et prendre des décisions éthiques. Différents mécanismes ont été mis en place chez Cogeco pour former les employés sur ce sujet et les sensibiliser à

la question.

• Le Code d'éthique doit être lu et accepté par tous les employés au moment de l'embauche, et chaque année par la suite.
• Une formation obligatoire à l'éthique est donnée aux employés lors de leur intégration, et tous les deux ans par la suite, dans le cadre d'un système de gestion de l'apprentissage en ligne qui permet de surveiller et de suivre l'achèvement de la formation par tous les employés.

Nous nous sommes engagés à ce qu'au moins 95 % des employés reçoivent une formation sur le Code d'éthique tous les deux ans. Au cours de l'exercice 2023, plus de 99 % des employés ont reçu la formation sur le Code d'éthique.

Cogeco évalue l'efficacité des mesures qu'elle met en œuvre pour s'assurer que le travail forcé et le travail des enfants ne sont pas utilisés dans ses activités et ses chaînes d'approvisionnement en révisant périodiquement ses politiques et procédures relatives au respect des droits de la personne et des droits du travail, et en suivant les indicateurs de performance qui s'y rapportent.

Par ailleurs, Cogeco a mis en place de solides pratiques de gouvernance en matière de développement durable. Notre comité directeur de développement durable est responsable de l'évaluation et de la gestion des risques et des opportunités en matière de développement durable et de facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG). Le comité, composé du président et chef de la direction et de ses subordonnés directs, se réunit régulièrement,

définit et approuve les objectifs, les politiques et les indicateurs de performance clés relatifs aux principaux sujets liés au développement durable (y compris le respect des droits de la personne et des droits du travail). Les conseils d'administration de Cogeco supervisent également la gestion des risques et des opportunités en matière de développement durable et de facteurs ESG.