Tarkett : Procédure d’Alerte

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Les Collaborateurs situés aux Etats-Unis d'Amérique ou au Canada, ou souhaitant signaler une anomalie concernant une entité ou des activités de Tarkett dans ces pays doivent ainsi utiliser le dispositif d'alerte professionnel « Ethics Hotline », accessible en

anglais, français et espagnol, via l'URL suivant : https://secure.ethicspoint.com/domain/media/en/gui/44974/index.html. Une FAQ est disponible sur la page d'accueil de la Ethics Hotline pour accompagner les Collaborateurs dans la rédaction et la transmission de leurs alertes.

Les Collaborateurs situés dans tous autres pays, ou souhaitant signaler une anomalie concernant une entité ou des activités de Tarkett dans tout autre pays doivent suivre les indications figurant dans cette Procédure d'Alerte.

2.2. Domaines concernés

Toute information susceptible de présenter d'importants risques pour Tarkett pourra être recueillie dans le cadre du Dispositif, dans les domaines suivants :

• une violation des règles éthiques et compliance de Tarkett;
• un crime ou un délit ;
• une violation grave et manifeste d'un engagement international de la France;
• une atteinte grave à l'intérêt général, en ce compris les risques d'atteintes graves que
  Tarkett, ses filiales directes ou indirectes et ses sous-traitants ou fournisseurs pourraient commettre dans leurs activités communes envers les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l'environnement.

Les faits recueillis seront strictement limités aux domaines précités. En particulier, les faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client ne peuvent être recueillis dans le cadre de la Procédure d'Alerte.

Afin de rentrer dans le champ d'application de la Procédure d'alerte et garantir la protection du Lanceur d'alerte, une alerte ne peut être constituée que par un signalement effectué de manière désintéressée et de bonne foi et sous réserve que le Collaborateur ait eu personnellement connaissance des faits entrant dans le champ d'application de la Procédure d'Alerte. Même si les faits s'avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune mesure, leur révélation n'exposera son auteur à aucune sanction disciplinaire.

En revanche, l'utilisation abusive du Dispositif, voire une diffamation ou une déclaration sciemment inexacte, peuvent exposer leur auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu'à des poursuites judiciaires.

2.3. Personnes concernées

Le Dispositif est utilisable par tous les Collaborateurs de Tarkett. Ainsi, sont notamment concernés tous les dirigeants, salariés, collaborateurs extérieurs et occasionnels, préposés, stagiaires, intérimaires, prestataires de services, clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux (les « Collaborateurs »).

3. PRESENTATION DU DISPOSITIF

Le Dispositif mis à la disposition des Collaborateurs s'articule comme suit :

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• Lorsqu'ils ont un doute sur le comportement à adopter par rapport aux règles éthiques et compliance de Tarkett ou lorsqu'ils souhaitent simplement effectuer un commentaire, les
  Collaborateurs peuvent :
• • s'adresser aux Référents visés en article 4.4 de la Procédure d'Alerte ou à leur Direction Juridique de Division ; ou
  • poser une question en toute confidentialité dans la rubrique « Poser une question » de la hotline dédiée (ci-après la « Compliance Hotline »7).
• Lorsqu'ils ont personnellement connaissance d'une violation de la loi ou de manquements aux règles éthiques et compliance de Tarkett, les Collaborateurs peuvent :

1. s'adresser à leur supérieur hiérarchique, à leur responsable des ressources humaines ou au Compliance Officer8 ;

1. utiliser la Compliance Hotline que Tarkett met à leur disposition dans 17 langues, sous format de plateforme web ou de hotline téléphonique :

1. Plateforme web: en cliquant sur ce lienou via le site Internet public de
   Tarkett :www.tarkett.com(Rubrique « Contact >> Compliance
   Hotline ») ou via l'Intranet de Tarkett : http://tarkett-inside/dans la rubrique « Company Information >> Compliance >> Compliance Hotline »).

1. Hotline téléphonique: consulter les numéros aux adresses indiquées ci- dessus ou sur les tableaux d'affichages.

Quel que soit le moyen employé à l'origine pour signaler un incident ou un manquement, Tarkett s'efforcera de l'intégrer à la Compliance Hotline pour en assurer le suivi, permettant ainsi d'assurer la sécurité et la confidentialité du signalement.

La mise en place et le suivi du Dispositif seront assurés par des personnes spécialement formées et soumises à une obligation de confidentialité renforcée contractuellement définie (ci-après les « Personne(s) Habilitée(s) »).

Si dans un délai raisonnable, aucune réaction n'est donnée à son signalement, le Collaborateur pourra ensuite, s'adresser à l'autorité judiciaire ou administrative ou aux ordres professionnels dont il dépend. En dernier ressort le Lanceur d'alerte peut rendre public son signalement.

Les Collaborateurs sont informés que les signalements peuvent être suivis d'une enquête dans les conditions visées en article 4 de la Procédure d'Alerte.

4. MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU DISPOSITIF 4.1. Utilisation facultative du Dispositif

L'utilisation de Dispositif est facultative.

Aucune sanction ne sera prise à l'encontre d'un Collaborateur en cas de non-utilisation du Dispositif.

1. Ligne d'alerte conformité (traduction libre).
2. Responsable Conformité (traduction libre).

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Tout Collaborateur de bonne foi qui se verrait infliger un traitement défavorable en raison de l'exercice de sa faculté d'alerte doit en rendre compte à sa hiérarchie ou aux Personnes Habilitées qui prendront les mesures nécessaires pour faire cesser ce traitement.

4.2. Identification du lanceur d'alerte et alertes anonymes

La personne à l'origine de l'alerte (ou « Lanceur d'alerte ») sera invitée à s'identifier.

Dans le cas où les alertes anonymes ne sont pas interdites par la loi applicable, les Lanceurs d'alerte peuvent faire leurs signalements de manière anonyme. Les alertes anonymes signalées grâce au Dispositif ne sont toutefois pas encouragées et ne doivent être utilisées que pour signaler des faits graves et suffisamment étayés.

Les Collaborateurs doivent être conscients du fait que les alertes anonymes ne doivent pas être privilégiées dans la mesure où :

• l'enquête relative à l'alerte est plus complexe lorsque son auteur reste anonyme ;
• le Collaborateur qui fait l'objet d'une alerte peut découvrir l'identité du Lanceur d'alerte par d'autres moyens ;
• Tarkett ne peut encadrer la protection d'un Lanceur d'alerte anonyme.

Les Personnes Habilitées réaliseront une analyse préliminaire de l'alerte anonyme afin de déterminer s'il est opportun de lui conserver son caractère anonyme ou non et, en conséquence, si l'alerte est recevable selon le droit applicable.

Les Collaborateurs seront informés qu'à chaque étape du traitement de l'alerte anonyme, ils devront préciser s'ils entendent maintenir ce caractère anonyme.

Sous réserve des précautions mentionnées ci-dessus, les alertes anonymes seront traitées comme les alertes non anonymes.

4.3. Catégories de données traitées

Seules les catégories de données suivantes pourront être traitées :

• identité, fonctions et coordonnées du Lanceur d'alerte;
• identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
• identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
• faits, informations et documents de nature à étayer le signalement ;
• éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
• compte rendu des opérations de vérification ;
• suites données à l'alerte.

Seuls seront pris en compte les faits formulés de manière objective, en indiquant si possible les dates, fonctions et noms des personnes impliquées, en rapport direct avec le champ d'application de la Procédure d'Alerte. Les formulations utilisées pour décrire la nature des faits signalés devront faire apparaître leur caractère présumé.

Le Lanceur d'alerte pourra déposer les documents étayant son alerte via la Compliance Hotline.

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Un Lanceur d'alerte qui n'a pas la certitude d'avoir une parfaite connaissance d'un fait ou que le comportement observé constitue un manquement au sens de la présente procédure doit le préciser dans son alerte.

4.4. Destinataires des alertes

Les alertes parviennent exclusivement aux Référents, lesquels effectuent un examen préliminaire de leur recevabilité, et peuvent ensuite les transmettre aux autres Personnes Habilitées chargées de les assister dans le traitement et le suivi des alertes.

Les Personnes Habilitées connaissent la nécessité d'assurer la sécurité et la confidentialité des données obtenues dans le cadre des alertes et sont liées avec Tarkett par une clause de confidentialité renforcée.

Parmi les Personnes Habilitées, se trouvent:

1. Les Référents :
   De façon à ce qu'il y ait toujours un suivi des alertes, quelle que soit la période, Tarkett a choisi de nommer 3 référents, à savoir :
2. • le Directeur Ressources Humaines Groupe ;
   • le Directeur Juridique Groupe ; et
   • le Compliance Officer.

ET

1. Les autres Personnes Habilitées. Ces personnes sont chargées d'assister les Référents, au cas par cas, dans l'enquête qui suivra le cas échéant la réception de l'alerte.

L'obligation de confidentialité ne saurait toutefois être opposée à certains tiers, notamment les autorités judiciaires et régulatrices, sauf disposition contraire d'ordre public.

4.5. Traitement des alertes

Le Dispositif garantit la sécurité et la confidentialité de l'anonymat ou de l'identité des Lanceurs d'alerte, des personnes visées par celui-ci et des informations recueillies par les Personnes Habilitées.

Les Référents de Tarkett informeront le Lanceur d'alerte de la bonne réception de son signalement, dans un délai de deux (2) jours ouvrés. Les Référents vérifieront ensuite, dans un délai ne pouvant excéder dix (10) jours calendaires, la recevabilité de l'alerte et en informeront le Lanceur d'alerte. Si Tarkett n'était pas en mesure de respecter ce délai, les Référents contacteront le plus rapidement possible le Lanceur d'alerte afin de s'en entretenir avec lui.

Si l'alerte est jugée recevable, les Référents pourront inviter le Lanceur d'alerte à transmettre via la Compliance Hotline toutes informations et documents de nature à étayer ou compléter son signalement.

L'ensemble des communications entre Tarkett et le Lanceur d'alerte s'effectuera par le biais de la Compliance Hotline pour lequel le Lanceur d'alerte aura un accès confidentiel (identifiant et mot de passe) créé au moment du signalement. Les Lanceurs d'alerte anonymes peuvent également créer un accès confidentiel afin de communiquer avec les Personnes Habilitées.

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